Hvordan bogholderen hjælper med at implementere nyt ERP-system

Når en virksomhed skal skifte eller implementere et nyt ERP-system, kan det være en af de mest omfattende opgaver i hele forretningen. Det påvirker økonomi, lager, salg, rapportering og ofte også den daglige drift. Mange ledere undervurderer dog, hvor vigtigt det er at have den rette økonomiske ekspert med på holdet. En bogholder spiller en central rolle i hele processen – fra planlægning og opsætning til test og løbende drift.
For virksomheder i Bispebjerg betyder det, at en bogholder Bispebjerg kan være nøglen til en succesfuld og smidig overgang, hvor fejl minimeres, og effektiviteten øges.

Bogholderens rolle før implementeringen

Før et ERP-system overhovedet tages i brug, skal fundamentet være solidt. Her hjælper bogholderen med at sikre, at de økonomiske data, som skal flyttes, er korrekte, konsistente og klar til import. Et ERP-system er kun så godt som de data, det bygger på – og her er bogholderens overblik og erfaring uvurderlig.

En bogholder Bispebjerg hjælper virksomheden med at:

• Gennemgå kontoplanen og strukturere den, så den passer til systemets opbygning

• Rydde op i gamle bilag, dubletter og fejlposter, før data overføres

• Definere, hvordan de økonomiske processer skal håndteres i det nye system, så de matcher virkeligheden

• Udarbejde en plan for, hvordan bogføringen og rapporteringen skal foregå efter implementeringen

Derudover fungerer bogholderen som bindeled mellem virksomheden og systemleverandøren. Mange ERP-leverandører taler i tekniske termer, som kan være svære at forstå for ledelsen. Bogholderen oversætter de tekniske krav til forretningssprog og sikrer, at systemet bliver tilpasset virksomhedens behov – ikke omvendt.

En erfaren bogholder kan også være med til at vælge det rette system. I mange tilfælde har bogholderen prøvet flere forskellige ERP-platforme og kan rådgive om, hvilket system der passer bedst til virksomhedens størrelse, branche og budget.

Under implementeringen – kontrol, test og kvalitetssikring

Når implementeringen går i gang, bliver bogholderen en nøgleperson i projektet. Bogholderen sikrer, at data migreres korrekt, og at alle funktioner, der påvirker økonomien, fungerer som de skal.

Under selve processen hjælper bogholderen blandt andet med at:

• Teste bogføringsfunktioner, kontoudtog og momsmoduler

• Sammenligne rapporter fra det gamle system med de nye for at opdage uoverensstemmelser

• Kontrollere, at integrationer til fx lønsystem, fakturering og bank virker korrekt

• Oprette brugere, roller og adgangsrettigheder, så økonomiske data forbliver sikre

En bogholder er vant til at arbejde struktureret og detaljeorienteret, hvilket gør dem ideelle til at kvalitetssikre systemet. Mange fejl i ERP-implementeringer handler ikke om softwareproblemer, men om menneskelige fejl – fx forkerte kontonumre, manglende afstemninger eller fejl i momsopsætning. Disse fejl kan være dyre at rette, hvis de ikke opdages i tide.

Derfor er bogholderens test og løbende kontrol en vigtig del af at undgå ubehagelige overraskelser, når systemet først er i drift.

Efter implementeringen – optimering og løbende support

Når ERP-systemet er implementeret, er arbejdet langt fra færdigt. Den første periode efter “go-live” er kritisk, og her fungerer bogholderen som både kontrolinstans og coach. Det handler om at få systemet til at fungere i praksis – og om at sikre, at medarbejderne bruger det korrekt.

En bogholder Bispebjerg hjælper med at:

• Uddanne medarbejdere i, hvordan de bruger de økonomiske moduler korrekt

• Finjustere kontoplaner og rapporter, så de matcher virksomhedens behov

• Overvåge, at bogføring, momsindberetning og afstemninger fungerer som de skal

• Analysere data og optimere arbejdsgange baseret på systemets muligheder

Derudover bliver bogholderen ofte virksomhedens faste kontaktperson, når nye funktioner skal tages i brug, eller når virksomheden vokser og har brug for mere avancerede opsætninger.

En bogholder, der kender både virksomhedens økonomi og ERP-systemets struktur, kan hjælpe med at bruge systemet strategisk. Det betyder, at virksomheden ikke blot får et nyt værktøj, men et system, der faktisk understøtter vækst og beslutninger på et datadrevet grundlag.